Страхование сотрудника во время командировки

Любая деловая поездка сопряжена с определенными рисками. Чаще всего эти риски связаны со здоровьем отправленных сотрудников. Непредвиденные обстоятельства могут повлиять как на здоровье и жизнь командированного, так и на финансы компании. 

Чтобы снизить риски, многие работодатели оформляют страховку на период командировки. С одной стороны, сотрудники чувствуют себя более защищенно. С другой – в случае форс-мажора работодатель сможет уберечься от значительных финансовых потерь.

Виды страховок в командировке

Командированные сотрудники могут получить следующие виды страховок:

• Если у сотрудника возникли острые боли, он заболел или получил травмы, он может воспользоваться страховкой на оказание медицинской помощи;

• В случае аварий или других форс-мажорных ситуаций, работник может рассчитывать на страховку по поиску, спасению и отправке в больницу своего города;

• Если сотрудник причинил ущерб здоровью или имуществу третьих лиц, страховка может его возместить;

• Возмещение за пользование юридическими услугами при разрешении юридических вопросов.

Как оформить страховку и воспользоваться ею

Чтобы оформить страховку для командированных сотрудников, достаточно обратиться в любую страховую компанию. Страховые компании часто предлагают пакеты для командировок. Отправьте список работников, направленных в деловую поездку, и оплатите страховку. 

Если командировка проходит за пределами страны, нужно будет оформить полис для командировки за границей.

Чтобы воспользоваться страховкой в момент наступления страхового случая, сотруднику нужно позвонить в страховую компанию, где ему объяснят, какие действия предпринять дальше.

Страхование при перелете в командировке: учет при расчете налога на прибыль

Работодателю важно понимать, можно ли учитывать сумму страхования авиаперелете при расчете налога на прибыль. Можно, если она включается в цену авиабилета. Сейчас обязательное страхование включается в стоимость билетов.

Однако, любые другие дополнительные страховки считаются добровольными. Добровольное страхование в командировке не учитывается при расчете налога на прибыль. 

Возмещение затрат сотруднику на добровольное страхование

По закону после возвращения из командировки работодатель должен возместить расходы, включающие:

• Оплату проезда (авиабилеты и транспорт до места работы в деловой поездке);

• Оплату аренды съемного жилья или номера в отеле;

• Суточные;

• Другие расходы, о которых знал работодатель.

Если сотрудник просит возместить сумму за добровольное страхование, работодатель может это сделать при желании. Однако, данная сумма не будет учитываться при расчете налога на прибыль. 

Нередко возникает ситуация, когда сотрудник, направленный в командировку, заболевает во время поездки и не может выполнять служебные обязанности. В таком случае ему необходимо обратиться к врачу и оформить больничный лист.

Как оформить больничный во время командировки

Если сотрудник заболел в командировке, прежде всего ему следует сообщить об этом работодателю. Затем ему необходимо обратиться в местную поликлинику или медицинский центр, либо вызвать скорую помощь, если ситуация острая. В любом случае, ему должны выдать больничный нетрудоспособности лист с печатью медучреждения. 

В зарубежной поездке сотруднику также необходимо обратиться к врачу и получить от него больничный лист, который затем нужно будет обменять на документ российского образца. 

Работодатель, в свою очередь, может принять решение о продлении командировки, если сотрудник не успел выполнить служебную задачу.   

Как продлить командировку из-за болезни

Для продления командировки необходимо выпустить соответствующий приказ. В нем следует указать причину продления (в данном случае, болезнь сотрудника) и предполагаемую дату окончания поездки (на основании даты закрытия больничного и времени, необходимого для выполнения задания). Затем нужно отправить сотруднику копию приказа.

Однако в случае с некоторыми категориями сотрудников для продления командировки необходимо получить их письменное согласие. К таким категориям относятся:

• женщины с детьми до трех лет;

• сотрудники, имеющие детей-инвалидов;

• сотрудники, в одиночку воспитывающие детей до пяти лет;

• сотрудники, ухаживающие за больными родственниками. 

Как оплатить больничный в командировке

Во время пребывания сотрудника на больничном работодатель обязан выплачивать ему пособие по временной нетрудоспособности, которое рассчитывается на основании больничного листа.

Также компенсируются все расходы, необходимые для продления командировки: суточные, оплата жилья и обратный билет на новую дату. При этом, если сотрудник находится в больничном стационаре, средства на гостиницу и суточные не выплачиваются. В остальных случаях суточные во время больничного выплачиваются таким же образом, как и при его отсутствии, то есть за каждый день командировки.

Чтобы сохранить время и нервы, можно организовывать командировку в онлайн-сервисе. Там же можно приобрести необходимые страховки для сотрудников, а также оперативно изменить даты брони гостиниц и даты авиабилетов, если это необходимо. Бронируйте билеты, отели и страховки в один клик.

Попробуйте онлайн-систему управления бизнес поездками JetWings. Подробнее об организации командировок смотрите по ссылке.

Летайте с комфортом для бизнеса и для своих сотрудников.